Egy szállodában a beléptetés jóval többet jelent annál, mint hogy a vendég a kártyájával kinyitja a szobája ajtaját. Egy jól kialakított beléptetőrendszernek egyszerre kell kiszolgálnia a vendégek, a munkatársak, a külső szolgáltatók és az üzemeltetés igényeit, miközben a biztonsági szempontokat sem lehet figyelmen kívül hagyni.

Ki léphet be a személyzeti területre? Meddig érvényes egy vendég belépési jogosultsága? Mi történik a kártyával kijelentkezés után? Beengedhető-e automatikusan egy vendég autója a parkolóba? És hogyan lehet mindezt úgy kezelni, hogy a recepción és az üzemeltetésben ne váljon plusz adminisztrációs teherré?

A válasz egy megfelelően megtervezett, a szálloda működéséhez igazított beléptetőrendszer lehet.

Nem mindenki ugyanoda és ugyanakkor léphet be

Egy szállodában természetesnek vesszük, hogy egy vendég hozzáfér a saját szobájához, de nincs szüksége arra, hogy belépjen például a gépészeti helyiségekbe vagy a személyzeti irodákba. Ugyanígy a takarító, a recepciós, a karbantartó vagy egy külső szolgáltató is más-más területeken dolgozik, ezért eltérő hozzáférési jogosultságokra van szüksége.

A beléptetőrendszer egyik legfontosabb feladata éppen az, hogy ezeket a különbségeket kezelje.

A jogosultságok meghatározhatók személyhez vagy személyi csoporthoz, területhez és időszakhoz kapcsolódóan is. Így nem egyszerűen az dönthető el, hogy valaki beléphet-e egy adott ajtón, hanem az is, hogy mikor és milyen feltételek mellett jogosult erre.

Ez különösen fontos olyan épületekben, ahol a vendégterületek és a munkavégzéshez szükséges, korlátozott hozzáférésű helyiségek egymás mellett működnek.

Mi történik a vendégkártyával bejelentkezéskor?

A szállodai beléptetés egyik sajátossága, hogy a vendég jogosultsága jellemzően időben korlátozott.

A vendég megérkezik, bejelentkezik, megkapja a kártyáját, majd a tartózkodása alatt használja azt a számára engedélyezett területeken. De mi történik akkor, amikor lejár a foglalás?

Egy jól kialakított rendszerben a jogosultságok a bejelentkezési és kijelentkezési időkhöz igazíthatók. Ez azt jelenti, hogy a vendégkártya nem feltétlenül egy korlátlan ideig érvényes belépési eszköz: a hozzáférés a meghatározott időszakhoz és területekhez kapcsolható.

Ez egyszerre jelent nagyobb kontrollt és kevesebb manuális feladatot a szálloda számára.

A vendég tehát nem egyszerűen „kap egy kártyát”, hanem a rendszerben meghatározott jogosultságot kap, amely a tartózkodásához igazodik.

De mi történik a dolgozókkal?

A szállodai dolgozók beléptetése egészen más logikát követ, mint a vendégeké.

Egy recepciósnak például lehet hozzáférése bizonyos irodákhoz és személyzeti területekhez, miközben egy takarító vagy egy karbantartó számára teljesen más területek lehetnek relevánsak. A munkavégzés időpontja is eltérhet, hiszen egy 0–24 órában működő szállodában több műszakban dolgoznak a munkatársak.

Éppen ezért fontos, hogy a rendszer ne csak az ajtónyitást kezelje, hanem a személyekhez, területekhez és időszakokhoz kapcsolódó jogosultságokat is.

A beléptetőrendszer emellett a munkaidő nyilvántartásához is kapcsolható. Így ugyanaz a rendszer szolgálhatja a beléptetés és a munkaidő-nyilvántartás céljait, természetesen a megfelelő adatkezelési és munkajogi szempontok figyelembevételével.

Keresse szakértő kollégánkat Szikra Gábort a +36 (70) 466 0659 telefonszámon vagy írjon nekünk e-mailt!

Miért fontos, hogy a külső szolgáltatók se kapjanak korlátlan hozzáférést?

Egy szállodában nemcsak vendégek és saját munkatársak fordulnak meg. Karbantartók, beszállítók, takarítással vagy egyéb üzemeltetési feladatokkal megbízott külső partnerek is rendszeresen érkezhetnek.

Ilyenkor különösen hasznos lehet, ha a hozzáférés időben és területileg is korlátozható.

Miért kapna például egy külső szolgáltató egész napos hozzáférést egy olyan helyiséghez, amelyben csak egy délelőtti karbantartási munkát kell elvégeznie?

A jogosultságok megfelelő kialakításával a belépés az adott feladathoz és időszakhoz igazítható, miközben a belépések eseményei visszakereshetők.

Ez az üzemeltetés számára azért is fontos, mert egy esetleges esemény után nem pusztán arra lehet támaszkodni, hogy ki emlékszik arra, ki járt az adott területen.

És mi a helyzet a szálloda parkolójával?

A beléptetés sok esetben már jóval azelőtt elkezdődik, hogy a vendég belépne a hotel ajtaján.

A parkolóba érkező autók esetében is felmerül a kérdés: ki hajthat be, mikor hajthat be, és honnan tudja a rendszer, hogy jogosult-e rá?

Erre kínálhat megoldást a rendszámfelismerő sorompós beléptetőrendszer.

A kamera felismeri a jármű rendszámát, a rendszer pedig az előre meghatározott jogosultság alapján dönthet a sorompó vezérléséről. Így a szállóvendégekhez, dolgozókhoz vagy más jogosult személyekhez tartozó járművek eltérő szabályok szerint kezelhetők.

Egy szállodánál ez különösen praktikus lehet, hiszen a vendégnek nem feltétlenül kell külön kártyát vagy belépőkódot használnia a parkoló megközelítéséhez. A megfelelően kialakított rendszer a rendszám alapján azonosíthatja a jogosult járművet.

Természetesen itt is fontos a pontos jogosultságkezelés és az adatkezelési szempontok figyelembevétele.

Keresse szakértő kollégánkat Szikra Gábort a +36 (70) 466 0659 telefonszámon vagy írjon nekünk e-mailt!

Mit lehet nyomon követni egy beléptetőrendszerben?

A beléptetés egyik fontos előnye, hogy az események digitálisan rögzíthetők. Így az üzemeltetés számára visszakereshetővé válhat, hogy egy adott azonosítóval mikor történt belépés vagy kilépés.

Ez nem azt jelenti, hogy a rendszer önmagában minden biztonsági problémát megold. Azt viszont lehetővé teszi, hogy a hozzáférések ne kizárólag kulcsokra, emlékezetre vagy manuális nyilvántartásra épüljenek.

Egy nagyobb szállodánál pedig már önmagában az is jelentős előny, ha átláthatóbbá válik, hogy mely személyek milyen jogosultságokkal rendelkeznek, és ezek mikor érvényesek.

Milyen egy jól működő szállodai beléptetőrendszer?

Nincs egyetlen, minden szállodára alkalmazható beléptetési séma. Más igényei vannak egy kisebb szálláshelynek, egy nagyobb szállodának, egy konferenciaközponttal működő hotelnek vagy egy olyan komplexumnak, ahol a parkoló, a vendégterek és az üzemeltetési területek is egymástól eltérő jogosultsági rendszert igényelnek.

Éppen ezért a tervezés során nem érdemes kizárólag azt a kérdést feltenni, hogy „milyen beléptetőt szeretnénk?”

Sokkal fontosabb végiggondolni:

• Kik használják az épületet?
• Mely területekre kell hozzáférést biztosítani?
• Mely jogosultságok legyenek állandóak, és melyek időszakosak?
• Hogyan kezeljük a vendégek be- és kijelentkezését?
• Milyen hozzáférésre van szüksége a különböző munkakörökben dolgozóknak?
• Hogyan kezeljük a külső szolgáltatókat?
• Szükség van-e parkolói, rendszámfelismerő beléptetésre?
• Össze kell-e kapcsolni a beléptetést a munkaidő-nyilvántartással vagy más biztonságtechnikai rendszerekkel?

Ha ezekre a kérdésekre a tervezés során megszületnek a válaszok, akkor már nem egyszerűen egy beléptetőrendszer kiválasztásáról beszélünk, hanem a szálloda működéséhez illeszkedő biztonságtechnikai rendszer kialakításáról.

A gyakorlatban is működő megoldás

A SMARTme Building Technologies Kft. szállodák és más intézmények számára is tervez és telepít beléptetőrendszereket, a jogosultságkezeléstől és kártyás beléptetéstől a munkaidő-nyilvántartáson át a rendszámfelismerő, sorompós autós beléptetésig.

A megoldások kialakításánál nemcsak az egyes belépési pontokat, hanem az épület teljes működését érdemes figyelembe venni.

A SMARTme egyik megvalósult projektje az Airport Hotel Budapest** – Repülőtéri Szálloda és Konferencia Központ**, ahol a SMARTme a beléptetőrendszer kiépítését munkaidő-nyilvántartással együtt végezte el. Ez jól mutatja, hogy egy szállodai beléptetőrendszernek egyszerre kell támogatnia a biztonságot és a mindennapi üzemeltetést.

A SMARTme segít olyan beléptetési rendszer kialakításában, amely nemcsak az ajtókat nyitja, hanem a szálloda működéséhez igazodó jogosultságkezelést biztosít.